上流業務の必須パッシブスキル【問題解決】を身につける　　～第0章～

頭の中で現在問題と課題、それと課題解決に向けての順序など整理整頓は得意でしょうか？
それらの情報が複雑に絡み合ってしまいほどくことができない状態になってしまっていないでしょうか。

頭の中の情報の整理が得意なひとは、考え方に一貫性があり思考の整理が短時間でまとめることができます。
それ以外にも、多方面からの視点で考えることができ問題の漏れを防ぎ、そこから解決までのプロセスが容易に思いつくことができます。

そういう志向の整理が得意な人の話にはなぜか説得力がある話かたができます。


一方、情報の整理が苦手な人は思い付きの断片的な思考に偏りがちになり、思考の漏れが多くなってしまいます。
そのため、何かを考えるときに混乱をしてしまい、説得力がない話になりがちです。
一見、うまい提案ができたように見えても現実味のない提案だったりします。


では。
頭の中が整理整頓されている人は、どうやって情報をまとめているのでしょうか？

そのような人は、テンプレートのような決まった思考処理を複数持ち合わせており、それらを駆使して考える習慣を持っています。

そのテンプレートとはなにか？
テンプレートの使い方とは？
どういった場面でどういうテンプレートが効果発揮するのか？
というのを、全7章でお伝えしていきたいとおもいます。

種類はたくさんありますが、時と場合と状況ごとにテンプレは決まっていますので
自分がクリアしたい問題箇所だけでもピックアップして参考にしてください！

一言で問題解決と言っても様々な問題が世の中には溢れかえっています。
それぞれの問題には大きく分けて7つの状況に当てはめることができると考えています。
それが以下の通り！

ここでは大雑把に7つそれぞれの状況の解説をします。
もっと細かな説明については別の章で説明したいとおもいます。

市場の分析・販売戦略の策定、新規顧客の開拓など。
マーケティング戦略に関する正確な調査分析が可能になります。
また、漏れやダブりをなくし、リサーチと分析を行うためのものとなります。

第1章の記事はこちらから。

問題の原因は１つとは限りません。複数の原因が複雑に絡み合ってまるで原因が一つのように見せているだけかもしれません。
そんな問題を効率的に見つけ、真の原因を追究し、適切な解決策を導き出す為に使用するものになります。

アイデアを出し続けることは決して容易ではありません。場当たり的にアイデアはでますがすぐに枯渇してしまい行き詰ってしまいます。
ここで紹介するテンプレを使用することでだれでも簡単にアイデアを出すことができものとなります。

新たな市場を獲得するためには、どの報告にビジネスの舵を切るかが一番大事です。
ターゲットにする年齢はどこなのか、投資の優先順位はどのようにつけるのかなど、重要な思考をもち決定をしなければいけません。
その際に役立つテンプレートとなっています。

プロジェクトを進めるには、事前の計画が重要になります。
全体像の把握・作業の漏れ・作業のダブりを洗い出し、優先順をつけたうえで計画を立案します。
その後、やりっぱなしではなく検証し評価を出すためのものになります

ビジネスの強化をするためには「人・物・金・情報」の適切な投入とその強化が必要になってきます。
それと同時に「撤退・新規」を繰り返すことで新陳代謝を図っていく必要もあります。
そのための速やかな判断のためのものとなっています。

そして最後に。
論理的に相手を説得するために物事を体系的に整理して順序だてて話を進めるのに役に立つテンプレになります。
またはレポートをまとめたり、日常的な会話においても広く使えるものとなっています。

と、それぞれの状況に分けて使用できるテンプレを説明していきたいと思いますので、
自身がおかれている状況と抱えている問題から気になる章だけでも見てもらえればと思います！

・「求める姿」と「現在の姿」とのギャップ。それが”問題”
・ギャップを埋める為にも一つ一つ登っていく階段。それが”課題”
・階段を一段ずつ登っていくこと、それが”対策”

そもそも、問題とは今ある状況とのギャップのことをいいます。
そのギャップを埋めていくために実施していくものが課題です。
そして、それらの課題をひとつずつクリアしてくことが対策になっていきます。
 
例えば、ラーメン屋さんの売り上げを月に100万円にしたいという求める姿があったとして、実際の売り上げが45万円だとした場合。
そこには55万円のギャップ（問題）が生まれていることになります。
 
では、それらのギャップを埋めるために必要な課題を何かと考える必要があります。
例えばこんな感じ・・
・客一人当たりの売り上げ単価を上げる
・客の回転率をあげる
・ちらしを配って新規客を増やす
・曜日ごとにラーメンの種類を変える
といった、課題があるとします。
 
これらの課題を実行に移し行動していくことが対策となるわけです。
 
 
上記はあくまで例ではありますが、
ビジネスでは様々な問題が起こっており、事業活動の脅威となるようなマイナスの「現象」のことを問題といいます。
よく、問題と課題をごっちゃにする場合がありますがこれは似て非なるものです。
 
ビジネスには必ず指針となる目標があります。
目標とはなりたい姿であり、期待される結果でもあります。
 
「現状」と「目標」にはギャップがあり、そのギャップを埋める行為が対策となるのです。

★問題とは大きく3つに分けられる

では、問題そのものについて考えてみます。
ビジネスにおける問題は主に以下の3つにわけることができます。

①すでに発生している問題
②これから発生する問題
③気づいていない問題

先ほどのラーメン屋を例にしますとこんな感じ。
例えば「客足が遠のいている」「新規顧客が減っている」「近くにライバル店が立った」などです。
これらはすでに発生してしまっている問題になるので早急な対応が求められます。

例えば「食中毒が発生する」「食品が値上がりする」「店の周りの人口が減っている」などです。
初めの①と比べるとかなり優先順位は下がりますが、早めに手を打つことで影響を最小限にしたり、回避することもできます。

例えば「従業員のスキルにムラがある」「食品ロスに偏りがある」「お客さんへの反応が遅い」などです。
これらは潜在的な問題として、内部の人間には気づきにくい問題だったりします。
どこかで慣れがでてしまいそれが当たり前に感じてしまうことで起こる問題です。

課題とは前述のとおり、問題を解決するために起こす行動の一つです。
例えば、ラーメン屋さんの例では「売上の低迷」という問題があるとします。
その問題に対しては「売上の向」を課題として掲げたとします。

その課題の手段として「チラシの配布」や「クーポン券の配布」などの具体的な行動が考えられ、これらが対策となるわけです。

繰り返しになりますが、
「現状」と「あるべき姿」とのギャップ＝「問題」
ギャップを埋めるためにすべきことを「課題」
課題を実行することが「対策」となることを覚えてください。

・物事を俯瞰（ふかん）して現状と目標を明確にする
・仕事を個で見ないで、全体をみる
・仕事全体の流れを理解する

問題を解決するには、何が問題なのかを明確にする必要があります。
問題とは現状と目標のギャップのわけですから、そのギャップを見つけるためには、物事を俯瞰して全体を把握したうえで「現状把握と目標を明確にする」ことが大事になります。

それによって問題が発見されれば、ギャップを埋めるためにすべきことを洗い出し、具体にてきに何をすればいいのかを考えるといった流れになります。

問題解決には2つの力が必要です。

①物事を俯瞰してみる力
②仕事全体の流れを把握する力

物事を俯瞰して見るということは、今現在何が起こっているのかをまるで鳥になったつもりで遥か遠くから眺めるようなイメージです。
言い方を変えれば、第三者の当事者とは全く関係のない目線に立つことで「全体を客観的」に見る力とも言えます。

また、物事を俯瞰してみることができる人は「問題の本質がどこにあるのか見極めることができ、近い将来の問題なども予測できる」ことができます。
ですので、いざ問題が起こったときにも冷静に対処がすることができます。

仕事全体の流れを把握することは、自分だけの範囲の仕事だけではなく「ビジネス全体の流れをみる」ことが必要になります。

・根本原因を見つける
・問題解決のプロセスを意識する
・やっぱり俯瞰した目線が必要

色々な問題が発生したときに、場当たり的な対策を講じても根本的な解決にはなりません。
例えば、あかちゃんがティッシュをちぎっては投げちぎってはなげをしていた場合
場当たり的な対策しかできない人は、散らかったティッシュをかたづけて満足してしまうでしょう。
もっと根本的に解決しなくてはいけないのは、赤ちゃんとティッシュを離すことです。
そうすればティッシュが散らからなくなりますから。

むしら、もっと事前にこの問題を発生させないために、あかちゃんの手の届かないところにティッシュを行いようにするといった対策もとれたはずです。

このように俯瞰して問題をみることができることで、根本的な問題を探れるようになります。

これをビズネスの現場に落とし込むのであれば、問題解決のプロセスは次の通りになっています。

１テーマ設定
２目標設定
３現状分析
４ギャップの認識
５改革方針の明確化
６対策の立案
７実施

例えば、「売上向上」を例にすると
何のために（目的）、いつまでに達成するか（納期）を設定します。

何を達成したいのか、テーマ達成後（ゴール後）の姿を明確にします。
なるべく明確に、現実的な目標ではなくてはなりません。

ヒアリングした結果やデータ等によって現状を把握します。

客観的な視点で問題を認識するには、様々な情報を収集しインプットする必要があります。

あるべき姿と現状のギャップ（問題）を明確にします。

原因は一つとは限りません。
複数ある場合もありますので、何が足りないのか、何がボトルネックになっているかなどを探っていきます。

現状の打開のための方針（コンセプト）を明確にし、メンバーと認識を合わせます。
実施段階に入ってからも、何度もコンセプトを振り返ることで方針のブレをなくし最短で問題解決を遂行することができます。

具体的に、より詳細に何を実施するのかを明確にします。

実行計画を作成するにあたって、内容の粒度は細かいほうがいいです。
例えば、必要な人員や予算など考えながら、現実的な範囲でプランを立てます。

「６対策の立案」で立てたプランに沿って対策を実施します。

これはやりっぱなしではなく、実施した結果どうなったのか評価も行います。
成果が上がっていないのであれば軌道の修正を行い、また、実行をする。
この繰り返しをすることで問題の解決を目指します。

・目標設定が間違っている
・現状把握が適切ではない
・計画自体に無理がある

①設定した目標を見失っている
②現所を正しく把握・理解していない
③そもそも、計確認無理がある

立てたプランをもとに問題解決を実施していても、なぜか問題が解決できないといった場合は、これらの3つの理由が起因していることがほとんどです。

①設定した目標を見失っている
まずは、どこで間違ったのかを見定める必要があります。
それには、問題解決のプロセスを見てみましょう。

「テーマ設定」や「目標設定」が間違っていたとしたら、その後のプロセス全てでうまくいきません。

「今、何を解決しようとしているのか、目標は間違っていないか、改めに見直し」をしましょう。

②現所を正しく把握・理解していない
問題解決のプロセスの中で、もっとも間違える原因となりがちなのが「現状分析」です。
現状が正しく分析されていなければ、現状が正しく分析されていなければ対策も的外れなものとなってしまいます。

「情報収集は十分だったか？客観的な分析はできているか」を再度チェックしましょう。

③そもそも、計確認無理がある
目標設定や現状分析は正しくできているにも関わらず、問題解決がうまくいかない場合は、対策の立案に無理がある場合があります。

スケジュールは適切であったか。
人員や予算は足りているか。
それらは実現可能なものだったか。

「実際の行動に移せるだけの具体性はあったのかを改めてみなおします」

・問題の種類ごとにテンプレートがある
・漏れやダブりなくなる
・最速で解決できる！

問題解決能力そのものを高めるために必要なツールが「テンプレート」です。

あらゆるもの毎を漏れやダブりが無い状態で分類するためのもので、1980年第にマッキンゼー・アンド・カンパニーをはじめとするコンサルティング会社や学者が考えだした分析ツールです。

現代でも企業やコンサルタントが戦略の決定などを行う際に利用されて続けているとても便利なツールです。

いわば「数学で言う公式」のようなものです。
これらを上手に活用することで様々な問題がスムーズに解決でき、仕事のスピードをアップします。

何度も使用しているうちに身につき、自然とフレームワーク思考になっていきます。

なにより「意思の決定や企画立案の速度が格段にアップします。」
ビジネスの現場では常に様々な問題が発生します。
原因は複雑に絡み合い解決に時間を要することがあります。
そこを短時間で解決する方法を知っておくと問題の山積みをなくし、次々解決することができるようになります。

目的によって数多くありますがおおよそ次の３つに分類されます。

①要素を分析する
「要素を分析する」テンプレは「問題や課題を分析して体系的にします。」
②流れを見る
「流れを見る」テンプレは「仕事の流れや物事の流れの順を追って表すものになります。」
③対比をする
「対比をする」テンプレは「2軸のマトリックスを作り物事の位置図家を明確にします。」

・適当にテンプレを使えばよいわけではない。
・すべてのテンプレを覚えなくOK
・状況に合わせてテンプレを使用できればOK

 
ばらばらの情報をすっきりと整理したり複雑な問題を体系化したりして、問題点や方向性を明らかにするために効果てきなツールです。

ただ闇雲に使えばいいというわけではありません。まずは、目的に合ったものを使うことが大事です。

先にも述べてはいますが目的は大きく分けて次の通り。

第１章　リサーチ・分析
第２章　問題の洗い出し・テーマ化
第３章　アイデアの出し
第４章　方針の決定
第５章　計画の立案と承認
第６章　計画の推進
第７章　問題の検証と報告と終結

7つの分類に分けることができます。
それぞれの「目的を達成するために最適なテンプレを見極めましょう。」
初めはどの問題をどのテンプレに当てはめればいいのかわからないかもしれませんが、少しずつ利用していくことで自分の身につけていきましょう。

一度にあれもこれもと手を付けず、自分が使いやすいものを一つ見つけて何度も使うことで慣れていくことから始めるとよいと思います。

今回は第0章ということでテンプレートを使用することでどのような利便性があるかを記載しました。

ここまで、読んでいただいた方はもう理解されたかと思いますが、問題解決への最短はこれらを理解することにあります。
現状を俯瞰して分析をし、ゴールに向かって段階的に解決策を実行する。
ただこれだけのことではあるのですが、これだけのことがいざ仕事となるとできなくなってしまうのが実情です。

ですので、その時はこの記事を思い出していただいて振り返っていただければと思います。

次回からは実際にテンプレを使用する方法についてお知らせしたいとおもいます。

どうぞお楽しみに！