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【誰もが喜ぶ】議事録を上手く書く3つのポイント

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こんにちは!       タカトです。
 
仕事をする中で会議に参加し議事録を任されたことはありませんか?議事録は書き慣れてないと「しっかり書けるか不安・・・」「洩れとかないかな・・・」など様々な不安がよぎります。議事録は「経験と慣れ」と言われるとそれでおしまいなのですが、ポイントを押さえておけば結構な割合でOKと言われるのが実状です。
 
今回は誰もが喜ぶ上手な議事録の書き方について解説していきます。
 
最近だとWebでの会議も多いため、対面とWebそれぞれを解説します。テンプレートも用意するので、活用して貰えると嬉しいです。
 
当記事はこんな人にオススメです。
・議事録を上手く書く自信がない
・それなりに書いてるけど、より上手く書きたい
・単純に気になる
 
当記事は5分ほどで読めますので、ランチのお供にどうぞ!

議事録を書く意味

まずは議事録を書く意味をしっかり把握しておきましょう。
・会議で決まったことを残すため(経緯等も踏まえて)
・誰が何を発言し、決まったことを承諾したのは誰なのかを証拠として残す
・宿題、持ち帰り事項の備忘録
・会議に参加してない人への資料共有のため
・何かあった時の振り返り用の材料
 
上記が議事録を残す主な理由です。
 
特に「決まったこと」と「宿題、持ち帰り事項」が大事なポイントです。
これを残しておかないとプロジェクトの進行や次回の会議に大きな影響が出るので聞き漏らしのないようにしておきましょう。

議事録を書く上での3つのポイント

議事録を書く上でのポイントは主に3つです。

ポイント1:事前に議題を明確にしておこう

会議を行う時は事前に議題(アジェンダ)を決めて会を実施します。
 
議題は「何を議論し決めたいのか」「それは誰と会話したいのか」まで決まっていると、議事録が取りやすくなります。
 
何を議論し決めたいのかが明確だと会話する内容が絞られ、取るべきメモがある程度決まってくるので非常に楽になります。
逆に厄介なのが、議論したい会話の中で別の話題にスライドし、それが大事な内容になってくると取るべき議事が多くなります。会話のキャッチボールが飛び交うと取るべきメモに混乱したりもするので大変です。そういった場合は、要点を絞ってメモし後々整理するなど、そこで全部を取り切ろうとせず、後で精緻化していきましょう。
 
議題を事前に決めることは対面、Webでも同じことです。目的がない会議は惰性になりがちなので明確にしておきましょう。

ポイント2:参加者をしっかり抑える

参加者を抑えるということは発言者を抑えることに繋がります。
 
議論した内容を誰と誰が会話し、内容について承諾したとしたら誰が承諾したのか、参加者が明確でないと抑えることはできません。
 
参加者の把握の仕方は、対面はその場で名前を抑えることが難しいので、以下のように座席のイメージを書き、座っているところに番号を振ります。

名前は二の次とし発言をメモする際は、番号で書けばOKです。終わった後に、名前が分かる人に座席表を出して「ここに座ってた人の名前を教えてください」と言えば、会議中に全員把握する必要もなくなります。
 
Web会議の場合は、スクリーンショットを使って参加者が分かる画面を撮れば全員抑えられます。ただ、発言をメモする際は対面の時と違い番号割り振りの方法が使えないので、なんとか発言者までメモし議事を残す必要があります。Teams会議だと、会議のレコーディングが可能なので、それを上手く使っていけば大丈夫です。

ポイント3:一発で完璧なものを作ろうとしない


会議中に議事録を完璧にしようとするのは正直オススメしません。5割ほどのクオリティで書いて、会議が終わった後に整えていけばOKです。整えていく中で、会話の内容を全部書くのもNGです。前述でも述べましたが、何が決まって宿題は何なのか、決まるまでの経緯(会話のやり取り)を整理していきましょう。
 
会話のやり取りも一語一句そのまま書くのではなく、表現を変えたり、必要な会話のみに絞り込むのは許容範囲なので上手いことスリムにすると良いです。議事録を見る側もたくさん書いてあれば良いと思っておらず、要点がしっかり絞れていると見やすいと感じます。

言葉じりの注意点

言葉の表現には好みがありますが、今までの経験で以下の表現は非常に好まれます。
 
・体言止め→名詞や代名詞などの体言で語尾を止めること
・一文一義→一つの文章に一つの情報だけを書く
 
逆に好まれない表現は
・一文が長く、結局何が言いたいのか分かりづらい
 
書く側も読む側の気持ちになって書くと「なるほど」と思う結果です。
発言した人の一文が長かったとしても、議事を書く側で整理する方が喜ばれます。
極まれに表現を変えることを嫌う人がいますが、本当にごく一部なので言われたら一語一句真似て書く形に変えて行けばOKです。

議事録のサンプルフォーマット

今回サンプルとして議事録のテンプレートを載せます。
実際に大きいプロジェクトの議事録作成時に使用しており、使用例も記載してますのでご自身の取りやすい形にカスタマイズしてください。


■yyyyy/mm/dd hh:mm~hh:mm
打ち合わせタイトル

■参加者
部①:参加者A、参加者B
部②:参加者C、参加者D
議事録:担当者A

■決定事項

■持ち帰り事項
Todo1:xxx 期限:xxx 担当者xxx
Todo2:xxx 期限:xxx 担当者xxx
Todo3:xxx 期限:xxx 担当者xxx


■議事録
xxxxxxxxx(参加者A)
→xxxxx(参加者B)
→xxxxx(参加者C)
→xxxxx(参加者A)★Todo1


■次回会議日程
yyyyy/mm/dd hh:mm~hh:mm


---------------
<記載Sample>

■2022/08/01 10:00~10:30
次期システムの作業スケジュール遅延について

■参加者
経営企画部:佐藤、鈴木
開発チーム:田中、松田
議事録:加藤

■決定事項


■持ち帰り事項
Todo1:延伸に伴うタスク整理 期限:2022/8/3 担当者:田中、松田


■議事録
次期システムの要件確定が2週間ほど延伸すると聞いているが、延伸する理由と2週間でしっかり
完了する理由が知りたい。(佐藤)
→延伸の理由は画面設計で追加要件があったためで、2週間の延伸は追加要件の規模・影響範囲を判断しての結果。
(田中)
→承知した。2週間延伸するに伴いタスク等の整理はできているか。(佐藤)
→資料ベースには落とし込めていないため整理し、資料まで落とし込む。(田中)★Todo1
→次回会議までに提示できるようお願いします。(佐藤)

■次回会議日程
2022/08/03 10:00~10:30

まとめ:議事録は下準備をし、恐れることなく経験値を積もう

議事録は下準備をしっかりし、要領を抑えておけばそこまで大変ではありません。
毛嫌いしてしまう人も多いですが、逆にそういう仕事ができる人は好まれるので経験をたくさん積んで慣れていきましょう。議事録を上手に取れるようになると、開発要員からPLやPMOなどもこなせるようになり仕事の幅も広がります。本記事が「自信をもって議事録書けます」と言えるお力添えになれば嬉しいです。
 
本日も読んでいただきありがとうございました。

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タカト

タカト

2児に父でフリーランス歴8年目、主にPMO・サポート業務をメインに案件をこなしています。Webライターとしても活動中。